PROJE ve MALİ YÖNETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

A. Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğü Kuruluş Gerekçesi

Kalkınma, plan, program ve projelere bağlı olarak gerçekleştirilebilecek bir olgudur.

Projelerde başarı sağlayabilmek için proje sürecinin tüm aşamalarında uluslar arası kabul gören bazı kriterlere uymak gerekir.
Proje, başlama ve bitişi belli olan aktivitelerle bütçe ve zaman kısıtı altında iyi tanımlanmış sonuç, hedef ve amaçlara ulaşma eylemidir. Proje, hedefe ve amaca ulaşmada kullanılabilecek en etkili yoldur.

Nitekim tarama ve uyum süreci içerisinde bulunduğumuz Avrupa Birliği proje bazlı çalışmaya oldukça önem vermekte ve finansman desteğini de kabul ettiği projelere sağlamaktadır.

Şüphesiz bir proje, beraberinde proje yönetimini de getirmektedir. Yani, bir projenin başarılı olabilmesi için uzmanlaşmış, proje döngüsünü iyi bilen bir proje yönetimine ihtiyaç varadır. İşte Proje Yönetimi Birimi, proje süreçlerini, proje yönetim metodolojisi ve/veya genel yönetim kuralları çerçevesinde yöneten, proje konusunda bilgi birikimine ve yönetim becerisine sahip olan ve projelerde önemli yetki ve sorumluluk üstlenen idari birimdir.

Başkanlığımız bilişim teknolojilerinin yargı hizmetlerinde kullanılmasını sağlayan bir birimdir. Bilişim teknolojileri her geçen gün hızla gelişerek hayatımıza girmektedir. Bu teknolojilerin yargı hizmetlerinde kullanılmasını sağlayabilmek için projelere ve bu projeleri takip edecek bir birime ihtiyaç bulunmaktadır.

Öte yandan projelerin Bakanlığın politika ve stratejik planlarına uygun olması, iç kontrol standartlarına göre geliştirilmesi ve uygulanması, bütçesinin hazırlanması ve uygulanması, proje kapsamında ihtiyaç bulunan mal ve hizmetlerin alınması hususlarının sıkı bir şekilde yönetimi gerekmektedir.

Bilindiği gibi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Başkanlığımız ayrı bir harcama birimi haline getirilmiştir. Dolayısıyla Başkanlığımız kendi bütçesinin hazırlanmasından, uygulanmasından, mal ve hizmet ihtiyaçlarının ihale ya da doğrudan temin yollarıyla karşılanmasından, aldığı mal ve hizmet bedellerinin ödenmesi ile personelin özlük harcamalarından sorumludur. Yine Başkanlığımız 5018 sayılı Kanun’a göre destek birimi niteliğinde olduğundan yargı birimlerinin ve Bakanlığımızın diğer birimlerinin bilişim teknolojileri ile ilgili ihtiyaçlarının karşılanmasından da sorumludur. Ayrıca 5018 sayılı Kanun’un öngördüğü stratejik plan ve iç kontrol standartlarının Başkanlığımız adına oluşturulması ve takibi gerekmektedir.
Bütün bu işlerin ve sorumlukların yerine getirilmesi için Başkanlığımızda Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğünün kurulmasının faydalı olacağı değerlendirilmektedir.


B. Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğünün Görevleri:

1)Başkanlığın politika, stratejik plan, iç kontrol ve iş süreçlerinin oluşturulmasına yardımcı olmak, koordinasyonu sağlamak,

2)Proje yönetim yöntembilimini kullanarak projeleri takip ve koordine etmek,

3)Projenin her aşamasında proje ilerleme raporlarını oluşturmak,

4)Proje iş planını ve zaman takvimini çıkarmak, projelerin ilerleme verilerine göre zaman takvimini denetlemek,

5)Bakanlığın diğer birimlerince projelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde gerekli yardımı sağlamak,

6)Başkanlığın bütçesini şube müdürlükleri ile koordine ederek hazırlamak, uygulamak, harcamalarının takibini yapmak,

7)Satın alma, mutemetlik, ödeme ve tahsil işlemlerini yürütmek,

8)Başkanlığın faaliyet raporlarını hazırlamak,

9)Protokollerin hazırlanması ve imzalanması sürecini takip etmek,

10)Sözleşme ya da protokollerin uygulanmasında gerekli koordineyi sağlamak,

11)Elektronik imza temin sürecini geliştirmek ve takip etmek.

12)Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak,


C. Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğünün Yapısı


Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğünün yukarıda tanımlanan görevleri yerine getirebilmesi için 3 (üç) adet şefliğe ihtiyaç bulunmaktadır. Bu şefliklerin isimleri ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir.

1- Proje Şefliği

2- Satın alma ve Finans Şefliği

3- Dış Sistemler İşletim Şefliği


D. Proje ve Mali Yönetim Şube Müdürlüğüne Bağlı Şefliklerin Görevleri

1)Proje Şefliği

a.Proje yönetim metodolojilerini kullanarak projeleri takip ve koordine etmek,

b.Projenin her aşamasında proje ilerleme raporlarını oluşturmak,

c.Proje iş planını ve zaman takvimini çıkarmak, projelerin ilerleme verilerine göre zaman takvimini denetlemek,

d.Bakanlığın diğer birimlerince projelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde gerekli yardımı sağlamak,

e.Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapmak,

2)Satın alma ve Finans Şefliği
a.Başkanlığın politika, stratejik plan, iç kontrol ve iş süreçlerinin oluşturulmasına yardımcı olmak, koordinasyonu sağlamak,

b.Her türlü satın alma ve ihale işlemlerini yapmak,

c.Başkanlığın bütçesini hazırlamak,

d.Harcamalarla ilgili işlemleri yapmak,

e.Maaş, fazla mesai ve yolluk gibi mutemetlik işlemlerini yapmak,

f.Faaliyet raporlarını hazırlamak,

g.Bilişim sistemi üzerinden verilen bir hizmet nedeniyle doğan gelirlilerin tahsili ile ilgili işlemleri yapmak,

h.Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapmak,

3)Dış Sistemler İşletim Şefliği
a.Dış sistemlerle entegrasyon sağlanması için gerekli sözleşme ve protokollerin hazırlanması ve imzalanması sürecini takip etmek, bunların uygulanması sırasında koordinasyonu sağlamak,

b.Dış entegrasyonlar, UYAP SMS Bilgi Sistemi, e-takip, avukat portal, vatandaş portal, kurum portal, kolluk portal, online icra satış, online ilan ve benzeri servislerin idame ve geliştirilmesi çalışmalarını Yazılım Şubesi Müdürlüğü ile koordine etmek,

c.Elektronik imza temin sürecini geliştirmek ve takip etmek,

d.Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapmak,